A eliminação de documentos públicos depende de instrumento legal ou normativo que a autorize.
A Lei federal n. 8.159/91 determina em seu art. 9.° que "a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência".
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. Dispõe sobre a política de avaliação documental de acordo com legislação específica, publicada por meio das Resoluções ns. 05, de 30 de setembro de 1996 e Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, que revoga a Resolução nº 07, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, dispõem sobre os procedimentos referentes a eliminação de documentos, orientando na elaboração do Termo de Eliminação de Documentos, na Listagem de Eliminação de Documentos e no Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos é o órgão que orienta e autoriza a eliminação de documentos no âmbito da UFSM, de acordo com a legislação em vigor, onde determina que nenhum documento público pode ser eliminado sem antes passar pela avaliação e se não constar na tabela de temporalidade de documentos.

LEGISLAÇÃO FEDERAL

Lei n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991
Art. 9°. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.

Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia. Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuação do mesmo e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

RESOLUÇÕES CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ

Resolução n. 4, de 28 de março de 1996 - Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: atividade-meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e aprova os prazos de guarda e destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades meio da Administração Pública.

Resolução n. 5, de 30 de setembro de 1996 - Dispõe sobre a publicação de Editais para a eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal e Municípios.
Resolução n. 7, de 20 de maio de 1997 - Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público. Revogada pela Resolução nº 40, de 09 de dezembro de 2014.
Resolução n. 8, de 20 de maio de 1997 - Atualiza o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública- Atividade-Meio e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, relativos às atividades-meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução n.4.
Resolução n.14, de 24 de outubro de 2001 - Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.
Resolução nº 40, de 09 de dezembro de 2014 – Dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.


PORTARIAS

Portaria MJ/AN nº 092, de 23 de setembro de 2011

Aprova o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), ficando a cargo das IFES dar publicidade aos referidos instrumentos técnicos.

Portaria MEC nº 1261, de 23 de dezembro de 2013

Determina a obrigatoriedade do uso do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria nº 92 do Arquivo Nacional, de 23 de setembro de 2011, pelas IFES e dá outras providências.

 

EDITAIS DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS - Diário Oficial da União (links)

Edital n° 1/2013 - https://www.jusbrasil.com.br/diarios/62419340/dou-secao-3-02-12-2013-pg-91

Edital n° 1/2014 - https://www.jusbrasil.com.br/diarios/64516093/dou-secao-3-07-01-2014-pg-49

Edital n° 2/2014 - https://www.jusbrasil.com.br/diarios/71320718/dou-secao-3-04-06-2014-pg-74

Edital n° 3/2014 - https://www.jusbrasil.com.br/diarios/77521542/dou-secao-3-01-10-2014-pg-94

Edital n° 4/2014 - https://www.jusbrasil.com.br/diarios/77521542/dou-secao-3-01-10-2014-pg-94

Edital n° 5/2014 - https://www.jusbrasil.com.br/diarios/82093935/dou-secao-3-11-12-2014-pg-82

Edital n° 1/2015 - https://www.jusbrasil.com.br/diarios/92075713/dou-secao-3-18-05-2015-pg-82

Edital n° 2/2015 - https://www.jusbrasil.com.br/diarios/93962381/dou-secao-3-16-06-2015-pg-58

Edital n° 3/2015 - https://www.jusbrasil.com.br/diarios/99501320/dou-secao-3-08-09-2015-pg-84

Edital n° 1/2016 - https://www.jusbrasil.com.br/diarios/110190149/dou-secao-3-02-03-2016-pg-59

Edital n° 2/2016 - https://www.jusbrasil.com.br/diarios/112247300/dou-secao-3-01-04-2016-pg-81

Edital n° 3/2016 - https://www.jusbrasil.com.br/diarios/118396359/dou-secao-3-17-06-2016-pg-101

Edital n° 4/2016 - https://www.jusbrasil.com.br/diarios/121896369/dou-secao-3-02-08-2016-pg-65

Edital n° 1/2017 - https://www.jusbrasil.com.br/diarios/152286148/dou-secao-3-05-07-2017-pg-74