Critérios na Avaliação de Doc.

Alguns critérios devem ser observados na avaliação de documentos, tais como:

 

DOCUMENTOS DE GUARDA PERMANENTE:


 Documentos referentes à origem, aos direitos e as razões da existência da Instituição, bem como seus objetivos:

  • atos de criação, constituição, modificação ou extinção do órgão (leis, decretos, portarias, resoluções);
  • atos constitutivos (estatutos, contratos sociais, alvarás, etc);
  • documentos relativos a direitos patrimoniais: escritura, plantas, ações.

Documentos que reflitam a organização e o funcionamento do órgão:

  • regimentos, regulamentos, normas;
  • acordos, convênios, contratos, termos de cooperação;
  • planos de trabalho, projetos, programas e diretrizes que tratem das atividades-fim da instituição;
  • gráficos ( organogramas, fluxogramas, etc);
  • atas e relatórios de atividades.

Documentos legislativos, de jurisprudência e ações judiciais:

  • Leis, decretos, sentenças, pareceres normativos, delegação de autoridade

Documentos relativos à administração de pessoal:

  • Quadros, tabelas e política de pessoal;
  • Inquéritos administrativos, apuração de responsabilidades e ações disciplinar;
  • Assentamentos individuais, aposentadorias, pensões;
  • Boletim de freqüência, folha ponto.

Documentos relativos a materiais e patrimônio:

  • Inventários de bens, alienação de bens, processo de aquisição de materiais permanentes;
  • Documentos sobre patrimônio imobiliário.

Documentos iconográficos ou sonoros que reflitam os fatos da vida da instituição:

  • Programas audio-visuais, fotografias, filmes, fitas, DVDs e CDs sobre comemorações, solenidades, obras, etc.

Documentos que respondem a questões técnico-científicas relativas às atividades específicas do órgão:

  • Projetos, pesquisas, plantas, produção intelectual, marcas e patentes, manuais e relatórios técnicos.

Documentos de divulgação ou de promoção do órgão, dos quais um exemplar pelo menos deve ser preservado como amostra:

  • Folhetos, boletins, formulários, cartazes, convites e postais - conservar apenas um exemplar como amostra. Conservar recorte de jornais e revistas que registram informações relevantes do órgão.

Documentos da vida acadêmica:

  • diário de classe, histórico escolar, registro de diplomas

Documentos cujas características extrínsecas sejam de valor artístico e cultural:

  • Documentos que contêm vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais, e ortografia obsoletas, etc.

 

DOCUMENTOS DE GUARDA TEMPORÁRIA


 Na guarda temporária prevalece o interesse administrativo para determinar o valor dos documentos e, consequentemente, o prazo de retenção. Neste grupo incluem-se:

  • documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros ou tenha sido impressos na sua totalidade;
  • documentos que sejam cópias ou duplicatas de originais destinados à guarda permanente;
  • documentos cujos elementos essenciais se encontram reproduzidos em outros;
  • exemplares de um mesmo registro audiovisual que apresentem repetição de informação e qualidade técnica inferior (foto, fita de vídeo, fita, cassete, disquete, disco óptico);
  • documentos que, mesmo originais, detêm interesse administrativo apenas por determinado período;
  • documentos sujeitos a prazos prescricionais.

 

DOCUMENTOS DE GUARDA EVENTUAL


 Documentos de interesse passageiro, de trato e efeito imediato, isto é, sem valor administrativo, fiscal, jurídico ou histórico, não constituindo potencial de informação. Incluem-se neste grupo:

  • material de divulgação de terceiros;
  • convites e correspondências de congratulações recebidas que não se relacionem com o desempenho de nenhuma atividade-fim do órgão.