Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais

  • A Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais apoia as ações do Arquivo Setorial do DERCA

    A Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais está colaborando com as atividades do Arquivo Setorial do DERCA. Dentre as ações, destacam-se a organização do acervo e a digitalização da documentação acadêmica.

    A digitalização está prevista na Portaria nº 315/2018, onde há a exigência de que todas instituições de educação superior digitalizem seus acervos acadêmicos, sendo que os métodos de digitalização utilizados, segundo a portaria, devem garantir a confiabilidade, a autenticidade, a integridade, além da preservação dos processos e documentos originais. Com isso, estamos tendo a oportunidade de otimizar e automatizar os processos que tratam da documentação da vida acadêmica dos alunos da UFSM.

    As atividades do Arquivo Setorial do DERCA fazem parte da gestão arquivística, tendo por objetivo racionalizar o espaço físico, facilitar o acesso através da organização e classificação dos documentos, além de recuperar as informações com maior agilidade e eficácia.

    Arq. Setorial DERCA

    Organização do acervo físico do Arquivo Setorial do DERCA.

    Foto: Laís Cáceres

     Foto digitalização DERCA

    Digitalização do acervo acadêmico do DERCA.

    Foto: Aline Márcia Prade

  • Arquivista da Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais ministra oficina em Congresso Nacional de Arquivologia

    A Arquivista Débora Flores ministrou no dia 08 de outubro de 2018 uma oficina sobre Digitalização Arquivística de Documentos. A oficina foi durante o VIII Congresso Nacional de Arquivologia, que ocorreu de 08 a 11 de outubro em João Pessoa - PB.

    A oficina teve por finalidade contextualizar os conceitos e normas arquivísticas e aplicá-los aos projetos de digitalização, de maneira a garantir a organicidade, confiabilidade e acesso aos documentos arquivísticos.

    Além da oficina, a Arquivista participou também da IV Reunião dos Arquivistas das Instituições Federais de Ensino Superior e demais atividades do congresso.

    Também estavam representando a UFSM no Congresso, a Arquivista do Arquivo Fotográfico, Cristina Strohschoen dos Santos e o Analista de TI do CPD Marcos V. Bittencourt de Souza.

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    Fotografias: Jonas Ferrigolo Melo

  • DAG participa de alinhamento à Modernização Administrativa da UFSM

    O Departamento de Arquivo Geral – DAG participou no dia 21 de agosto de reunião com o Vice-Reitor da UFSM para apresentação do trabalho de alinhamento do Projeto de Modernização Administrativa à Gestão Arquivística. Estavam presentes o Vice-Reitor, Luciano Schuch, o Assessor do Gabinete do Vice-Reitor Prof. Eduardo Rizzatti, o Pró-Reitor de Planejamento Frank Leonardo Casado, os membros da equipe do Projeto de Modernização e da equipe do Projeto de Gestão por Competências, além da Diretora do DAG, Rita Ilha e da Arquivista Débora Flores.

    O trabalho no campo Arquivístico visa padronizar as ações de Mapeamento dos Processos com o alinhamento das normativas e definição dos requisitos arquivísticos necessários, para que seja assegurada a confiabilidade, integridade e autenticidade dos documentos institucionais, visando seu acesso no prazo legal previsto.

    Desta forma, toda demanda que crie, altere ou exclua um processo institucional na UFSM, seja ele automatizado ou não, deverá receber análise e parecer arquivístico antes de sua validação.

     

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    Fotografia: autor desconhecido.

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    Fonte: https://www.ufsm.br/pro-reitorias/progep/wp-content/uploads/sites/341/2018/09/Apresentacao-Moderniza%C3%A7%C3%A3o-Administrativa-2018.pdf

  • Equipe do DAG participa do Seminário de Recepção e Integração Institucional para novos servidores Docentes e Técnico-Administrativos em Educação da UFSM

    A equipe da Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais participou no dia 13 de setembro de 2018 do Seminário de Recepção e Integração Institucional para novos servidores Docentes e Técnico-Administrativos em Educação da UFSM, apresentando juntamente com a equipe da Pró-Reitoria de Planejamento o trabalho de alinhamento da Gestão Arquivística com o Projeto de Modernização Administrativa da UFSM.

    Além da Gestão Arquivística, estão participando do alinhamento a Gestão por Processos, Gestão de Riscos e a Gestão por Competências.

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     Os slides da apresentação estão disponíveis clicando AQUI.

     

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    Fotografias: Géssica Lovato Sorio

  • Oficialização da criação do Arquivo Setorial do CTISM

    Foi aprovada na Sessão nº 363 do Conselho Diretor do CTISM, no dia 24 de agosto, a oficialização da criação do Arquivo Setorial do Colégio Técnico Industrial de Santa Maria.

    As atividades de gestão do Arquivo Setorial são coordenadas e supervisionadas pela Arquivista da Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais do DAG, Camila Poerschke Rodrigues.

    Com a implantação do Arquivo Setorial no organograma do CTISM, será impulsionada a efetivação da gestão documental de acordo com a Resolução 009/2012 da UFSM.

    Boletim Informativo CTISM

  • Pesquisa de satisfação da atuação do DAG nos Arquivos Setoriais

    Nos últimos dias, vários servidores TAEs e Docentes, receberam por e-mail um questionário de pesquisa de satisfação dos serviços do DAG em relação às atividades dos Arquivos Setoriais da UFSM. O mesmo foi enviado para os servidores lotados nas unidades/subunidades em que o DAG presta orientação em gestão documental, incluindo o Campus de Frederico Westphalen.

    O intuito da pesquisa foi avaliar a qualidade dos serviços de gestão documental, visando aprimorar a qualidade das ações, a racionalização dos acervos, a otimização dos espaços, bem como a agilidade no acesso às informações.

    Os resultados da pesquisa de satisfação irão subsidiar novas abordagens do trabalho da equipe da Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais do DAG.

    Para visualizar os resultados, clique AQUI.

  • Resgate de arquivos históricos da Facos

    Todo curso tem muita história para contar. Histórias que ajudam a compreender a montagem e a evolução até chegar no que conhecemos nos dias atuais. O projeto “Gestão e preservação documental no Departamento de Ciências da Comunicação e cursos de graduação” coordenado pela arquivista Josiane Ayres Sfreddo surgiu para resgatar a história da Facos (Faculdade de Comunicação Social), que hoje em dia equivale ao Departamento de Ciências da Comunicação.

    Matéria completa Direção do CCSH.

     

    Texto e fotos: Juan Grings, acadêmico de jornalismo do Núcleo de Comunicação Institucional (NCI) do CCSH.